Actualizacion de la normativa relativa al legajo funcional electronico de los funcionarios del ministerio del interior, y derogacion de los decretos 515/976 y 516/976

El legajo personal de los funcionarios del Ministerio del Interior será en formato electrónico e instrumentado por la Secretaría del citado Ministerio, a través de la actuación conjunta de la Gerencia del Área de Gestión y Desarrollo Humano con el Área TIC's, será a todos los efectos jurídicos y administrativos el sistema informático único válido y de alcance nacional que se utilizará en el Inciso 04 - Ministerio del Interior.

Constituyen al legajo personal todos los antecedentes relativos a la vida funcional del personal del Inciso, de todos los escalafones. El mismo deberá contener: * Todos los datos personales actualizados. * Dato vigente de su prestador de salud. * Copia digital de la cédula de identidad y de la credencial cívica vigentes. * Copia digital de los certificados o diplomas de cursos, concursos u otra preparación académica, y todo certificado vinculado a su carrera funcional. * El desarrollo cronológico de la trayectoria, en lo referente a ingreso, ascensos, traslados, comisiones, redistribuciones, solicitudes de baja, cesantías, retiros, etc, cada uno con los actos administrativos correspondientes. * Las incidencias de orden disciplinario (sanciones, sumarios, etc). * Las incidencias relacionadas a la licencia reglamentaria y de cualquier otra índole acorde a las normativas vigentes. * Las certificaciones médicas, e incidencias relativas a las juntas médicas y sus derivaciones. * Los documentos probatorios y demás antecedentes que se relacionen con la vida funcional, civil y de familia pertinentes, de todos los funcionarios.

La Gerencia del Área de Gestión y Desarrollo Humano de la Secretaría, así como las demás divisiones, departamentos u oficinas de Gestión Humana de las Unidades Ejecutoras, serán las encargadas de la custodia de toda la información contenida en dicho sistema de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008. Les corresponderá también supervisar y mantener actualizada la información del sistema de legajos, en lo que refiere a: a) Todos los datos patronímicos o incidencias que periódica y diariamente se incorporen, como las referidas en el artículo 2° y que deberán estar en concordancia con la base de datos de los Sistemas de Gestión Humana en uso, vigentes. b) Todos los ítem que afecten la calificación anual de los funcionarios.

Los funcionarios o sus apoderados podrán acceder libremente a consultar sus datos en el legajo personal, dentro del marco normativo vigente, de acuerdo a lo dispuesto por el Decreto N° 452/009, de 28 de setiembre de 2009 "Política de seguridad de la información" y el documento de "Política de contraseñas del Ministerio del Interior" aprobado por Resolución del Ministerio del Interior de 17 de setiembre de 2015.

Constituye una obligación del funcionario mantener informada a la oficina de Recursos Humanos correspondiente, de aquellos datos que impliquen modificación en los registros personales que se consignan en su legajo. A instancia de parte podrán solicitar a las Áreas de Gestión Humana la actualización de la información cuando sea necesario.

Los datos contenidos en el legajo personal de los funcionarios del Inciso podrán ser consultados y examinados por * El Presidente de la República. * El Ministro del Interior, el Sub Secretario y el Director General de Secretaria. * El Director de la Policía Nacional. * Jefes y Sub Jefes de Policía, Directores y Sub Directores Nacionales o Generales para el personal bajo su dependencia. * Los Tribunales de Calificación que intervengan en la calificación del funcionario del cual se está solicitando su legajo personal. * Otros organismos estatales que tengan alguna relación laboral con el funcionario del cual se requiere información. * Otras oficinas del Inciso que lo requieran por razones fundadas para respaldar algún procedimiento administrativo. El mecanismo para las consultas antedichas será mediante solicitud a la Gerencia del Área de Gestión y Desarrollo Humano o a las distintas Divisiones, Departamentos u Oficinas de Recursos Humanos del Ministerio del Interior según corresponda, siempre que las mismas obedezcan estrictamente a razones fundadas de servicio, o administrativas. Deberán estar sujetas a la máxima discreción y resguardo, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008.

Sustitúyase el formato papel de los documentos existentes en los legajos personales de los funcionarios de todas las Unidades Ejecutoras del Inciso 04 - Ministerio del Interior, por documentos de origen digital, producto del escaneo de los originales y su incorporación al sistema electrónico.

A partir de la aprobación del presente Decreto todas las Unidades Ejecutoras del inciso 04 -Ministerio del Interior, deberán digitalizar y agregar al sistema electrónico, los siguientes documentos en el término de 18 meses a partir de la aprobación del presente Decreto. * Cédula de identidad. * Credencial Cívica. * Las 9 fojas completas que contiene el antiguo legajo. * Certificados, diplomas de cursos, concursos, carreras profesionales, etc. * Sanciones aplicadas. * Todo acto administrativo que se relacione con el funcionario.

Los Legajos Personales en formato papel deberán discontinuarse y archivarse en un lugar seguro y acondicionado para tal fin, de rápido y fácil acceso. Dichos documentos deberán quedar disponibles como archivo de consulta.

Queda expresamente prohibida la destrucción de cualquier documentación inserta en los legajos existentes.

Deróganse los Decretos números 515/976 y 516/976, ambos de 10 de agosto de 1976.

Comuníquese, oportunamente archívese.